Parttime Administratief Medewerker

Storing vital products with care

Storing vital products with care

Vopak Agencies, part of Vopak Netherlands, is the leading port agent in North West Europe and offers global Hub Agency services. Vopak Agencies, headquartered in the centre of the port of Rotterdam, represents a network of oil, gas, chemical, dry cargo, offshore and shipping related companies world-wide. With our dedicated and trained employees, we provide extensive market coverage in all European ports through our strategically positioned owned offices and by using offices within the global agency network managed by our Vopak Hub agency team.

PARTTIME ADMINISTRATIEF MEDEWERKER

(scheepsafrekenaar)

Vopak Agencies wil klanten elke dag de bevestiging laten voelen dat de keuze voor Vopak Agencies als scheepsagent de juiste is. In jouw functie ben jij een belangrijke schakel in de levering van een optimale dienstverlening aan onze klanten en dit kunnen we alleen bereiken door te handelen volgens de Vopak Values en onze operationale waarden (Vopak Signature).

Als Administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor een nauwkeurige financiële afhandeling van de scheepsdossiers en tijdige opmaak van scheepsrekeningen t.b.v. een of meerdere internationale opdrachtgevers. Je verzamelt en controleert alle kosten die gemaakt zijn tijdens een port call aan de hand van tarieven en tariefafspraken met opdrachtgevers. Je zorgt voor een efficiënte afhandeling van een scheepsdossier en een tijdige opmaak van de scheepsrekening. Je hebt dagelijks contact met collega's van diverse afdelingen, leveranciers en principalen en om een optimale service te bieden.

Je belangrijkste uitdagingen zijn:

  • Zelfstandig opmaken en tijdig versturen van correcte scheepsrekeningen.
  • Controleren van ‘agency fee' en andere kosten op juistheid
  • Coderen, boeken en archiveren van facturen
  • Scheepsrekeningen overzetten naar IT klantsystemen
  • Beantwoorden van vragen van principalen t.a.v. gemaakte scheepsrekeningen
  • Signaleren van verschillen en herstellen van onvolkomenheden
  • Controleren van crediteurennota's en scheepsrekeningen van andere agenten/cargadoors op juistheid

Hoe ga je dit doen?

Samen met je collega's maak je afspraken over een effectieve uitvoering van de werkzaamheden en bepaal je gezamenlijk de prioriteiten. Je wacht niet af, stelt vragen en anticipeert tijdig op problemen die worden gesignaleerd en zoekt naar (betere) alternatieven om een constante kwaliteit van de dienstverlening te behalen en te verbeteren. Een doeltreffende mondelinge communicatie en goede informatie overdracht is essentieel.

Wij zoeken naar

een collega die zich thuis voelt in een internationaal bedrijf met een informele werksfeer. Je komt in een team met 7 collega's te werken, waar iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid heeft en altijd voor elkaar klaar staat. Ben jij klantgericht, heb je cijfermatig inzicht, werk je gestructureerd en kun je je eenvoudig aanpassen aan veranderende omstandigheden, taken en/of mensen? Dan zoeken wij jou.   

Daarnaast beschik je over

een afgeronde MBO opleiding (niveau 4) in administratieve of financiële richting en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Ervaring in maritieme sector is een pre.  

Wij bieden

een veelzijdige en zelfstandige functie in een team met gemotiveerde collega's in een Nederlandse

multinational met een geschiedenis van meer dan 400 jaar. Een professionele en informele organisatie met een goed pakket arbeidsvoorwaarden en (persoonlijke) ontwikkel/groeimogelijkheden:

  • Marktconform salaris afhankelijk van kennis en ervaring
  • 31 vakantiedagen per kalenderjaar
  • Winstdelingsregeling
  • Collectieve ziektekostenverzekering (bijdrage Vopak 50% van de nominale premie)
  • Vopak pensioenregeling https://pensioenfonds.vopak.com

Ben jij op zoek naar een veelzijdige baan met ontwikkelmogelijkheden? Solliciteer dan nu!

Voor inhoudelijke informatie over de vacature kun je contact opnemen met Frank Littel, Manager Disbursement Accounts. Voor vragen over het wervingsproces kun je contact opnemen met Leontien Muis, Manager HR.

Sollicitatie procedure

1
Stap 1
Solliciteer
2
Stap 2
1e interview
3
Stap 3
Online assessment
4
Stap 4
2e interview
5
Stap 5
Welkom!

Meer weten over deze vacature?

Neem contact op met

Leontien Muis

Solliciteer op deze vacature

Solliciteer nu als jij interesse hebt in deze vacature! Zorg dat je de volgende documenten klaar hebt staan om toe te voegen aan je sollicitatie.